2017.09.08

チーム作りのためのミーティング ■情報管理と情報共有


■情報管理と情報共有

一般的にはこのような情報はバラバラに管理され、個人管理されているものと共有されているものがあると思います。院長に聞けば分かります、パソコンにデータが入っています・・・のように所在が分かって入ればその情報を引き出すことができますが、そもそもそのような情報が存在されていることすら知らなければ情報にたどり着くことすらできません。院長しか知らないことや受付の方だけが知っていることもあるように、詳しい内容については全員が知っていることは少ないと思います。
ISOでは意思決定に向けた事実に対するアプローチとして必要なことの中に
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・データ及び情報を分析しそれらが十分に正確で信頼性のあるものであることを確認する。
・データを必要とするものがそのデータにアクセスできるようにする。
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という原則があります。

つまり、情報は正確に集め、誰もがその存在を知り、参照することができる環境を整えることが必要であるということです。情報の存在を周知させ、内容を共有する方法のひとつとしてミーティングがあります。

では、どのような情報を周知させ、内容を共有するのでしょうか。

ひとつの例としては医院の経営情報です。
これはほとんどの歯科医院では院長(経営者)のみが知ることで、他のスタッフで共有されている医院はまだ少ないと思います。
患者さんの数やレセプト数、平均点数や自費の金額などの経営に関する情報や毎月の推移をミーティングで報告することは非常に大切なことです。
スタッフが医院の経営に参画することや経営的な意識や感覚を持って仕事をしてもらうためにはそのような情報を伝え、理解してもらう必要があります。
これは主体的に動くことにもつながりますので、院長(経営者)から毎月報告を行い、毎月の推移を受付やスタッフルームなどみんなの目の触れるところに掲示しておくと良いと思います。
また、ミーティングを進める上では最初に前回の振り返りから行い、最後は決定事項と担当、納期の確認を行うと良いと思います。
ミーティングで決めたことを確認し、次回は実行できたかどうかを確認することで誰が・いつまでに・何をやるかが明確になります。

もうひとつの例としては、セミナーや雑誌などから得た知識を共有することがあります。
学会やセミナーなどに医院全員で参加することは稀であり、ほとんどの場合は一人または一部の人間が参加することと思います。
このような場合、学会やセミナーで得た情報をどのように共有するのでしょうか。

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①学会やセミナーに参加するメンバーを決める
②参加者には受講後に医院内で情報共有するために発表会を開催することを事前に伝える
③参加者は自身の知識だけではなく、他のスタッフにどのように伝えれば良いかを考えながら受講する
④学会やセミナーで得た知識や資料をパソコンでまとめ、報告・保管できる形にする
⑤ミーティングなどの場で報告を行い、情報を共有する
⑥報告に使用した資料はデータまたは書類で誰でも閲覧できる形で保管する
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以上の手順を行うことで、参加者には自身の知識を得ることだけが目的ではないことと相手に伝えるにはどのようなことが必要かを学ぶ機会になります。

定期管理型の歯科医院では個人プレーでなく、チーム全員が一定のレベルに達し、そのレベルを維持する事で医院全体が上手く回っていきます。
良いチームができることで患者満足へつながり、最終的には目標達成や医院への成果を得ることができます。
良いチーム作りの第一歩としてミーティングでの情報共有を始めていってはいかがでしょうか。
情報を共有することからチーム作りが始まります。

kangoshi_kaigi

 

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